Leadsy.online – Polityka Prywatności

1. Informacje ogólne i administrator danych

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Leadsy Technologies LLC (1209 Mountain Road Pl NE Ste H, Albuquerque, NM 87110, USA) w związku z korzystaniem ze strony leadsy.online. Jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych. Ponieważ kierujemy ofertę do podmiotów z Unii Europejskiej, zapewniamy zgodność przetwarzania danych z wymogami RODO – Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (GDPR). W sprawach dotyczących prywatności można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: privacy@leadsy.online.

2. Grupa docelowa

Nasza usługa przeznaczona jest wyłącznie dla profesjonalnych podmiotów – firm, przedsiębiorców, kancelarii i instytucji – i nie jest skierowana do konsumentów. Rejestrując się na stronie, Użytkownik potwierdza, że działa w charakterze profesjonalnym (jako przedsiębiorca lub przedstawiciel przedsiębiorcy).

3. Zakres zbieranych danych

Za pośrednictwem formularza rejestracyjnego/kontaktowego zbieramy następujące dane osobowe:

Dane identyfikacyjne firmy: nazwa firmy oraz jej numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej).
Dane osobowe Użytkownika: imię i nazwisko osoby rejestrującej się/kontaktowej.
Dane kontaktowe: adres e-mail oraz numer telefonu.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji i korzystania z serwisu – odmowa ich podania uniemożliwi założenie konta i dostęp do usługi. Ponadto, podczas odwiedzin strony internetowej, automatycznie zbierane mogą być pewne informacje techniczne, takie jak adres IP urządzenia Użytkownika, typ przeglądarki czy system operacyjny. Adres IP może być traktowany jako dane osobowe (jest identyfikatorem internetowym pozwalającym pośrednio zidentyfikować osobę). Wykorzystujemy również pliki cookies (opisane szczegółowo w pkt 7 poniżej) w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu.

4. Cele przetwarzania danych i podstawy prawne

Zgromadzone dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Rejestracja i weryfikacja Użytkownika

Zweryfikowanie podmiotu ubiegającego się o dostęp do systemu oraz utworzenie konta Użytkownika w naszym systemie. Celem jest upewnienie się, że dostęp otrzymują wyłącznie uprawnione podmioty profesjonalne. Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – rejestracja stanowi działanie zmierzające do zawarcia umowy, oraz prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający na weryfikacji klientów biznesowych i ochronie naszych usług przed nieuprawnionym użyciem.

Świadczenie usługi i obsługa konta

Umożliwienie Użytkownikowi dostępu do platformy leadsy.online i korzystania z narzędzi do pracy z danymi rejestrowymi po opłaceniu dostępu. Obejmuje to również obsługę techniczną, odpowiadanie na zapytania Użytkownika, wysyłanie powiadomień związanych z korzystaniem z usługi (np. informacje o płatnościach, zmianach regulaminu lub polityki prywatności itp.). Podstawa prawna: wykonanie umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Rozliczenia i obowiązki prawne

Przetwarzanie danych w celu wystawienia faktury, rozliczenia płatności za dostęp oraz wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na nas jako usługodawcy, np. prowadzenie dokumentacji księgowej czy podatkowej. Podstawa prawna: wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych (jeśli dotyczy) oraz w pewnym zakresie prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – np. w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Komunikacja marketingowa (opcjonalnie)

Obecnie nie wysyłamy do Użytkowników newsletterów ani treści marketingowych bez odrębnej zgody. Możemy jednak informować zarejestrowanych klientów (profesjonalistów) o naszych usługach lub nowych funkcjonalnościach, bazując na naszym prawnie uzasadnionym interesie w utrzymaniu relacji z klientem (tzw. soft opt-in). Użytkownik zawsze może zrezygnować z otrzymywania takich informacji. W przypadku planowanego szerszego marketingu opartego na zgodzie (np. newsletter) – poprosimy uprzednio o wyraźną zgodę.

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania Użytkowników w oparciu o zebrane dane osobowe.

5. Udostępnianie danych i transfer danych za granicę

Szanujemy prywatność Użytkowników – nie sprzedajemy ani nie udostępniamy ich danych osobowych podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych. Dostęp do danych mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy/współpracownicy Leadsy Technologies LLC oraz zaufani dostawcy usług działający na nasze zlecenie (np. firma hostingowa zapewniająca infrastrukturę serwisu). Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami (tzw. umowy powierzenia) i nie są uprawnione do wykorzystywania danych w swoich celach.

Wszelkie dane Użytkowników przechowujemy na bezpiecznych serwerach zlokalizowanych na terytorium Stanów Zjednoczonych. Oznacza to, że dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy). W związku z tym wdrożyliśmy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO dla takich transferów. Korzystamy m.in. ze standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów zgodnych z rozdziałem V RODO, aby zapewnić wysoki poziom ochrony danych porównywalny z obowiązującym w UE. Użytkownicy z UE muszą być świadomi, że przepisy USA mogą w pewnych sytuacjach przyznać organom publicznym dostęp do danych – dokładamy jednak starań, by takie sytuacje ograniczyć i chronić dane Użytkowników w maksymalnym możliwym zakresie.

Podkreślamy, że nie przekazujemy danych osobowych żadnym podmiotom spoza USA. W szczególności nie wykorzystujemy obecnie żadnych zewnętrznych usług analizujących ruch (np. Google Analytics) ani wtyczek społecznościowych, które wysyłałyby dane do dostawców spoza USA (stan na moment aktualizacji niniejszej Polityki).

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzamy i przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów.

Dane związane z kontem Użytkownika i świadczoną usługą przechowujemy przez cały okres aktywności konta (trwania umowy).
Po usunięciu konta lub zakończeniu korzystania z usługi zasadniczo usuniemy lub zanonimizujemy dane. Możemy jednak zachować niektóre informacje przez wymagany przepisami okres – np. dane na dokumentach rozliczeniowych (fakturach) musimy przechowywać przez okres wymagany prawem podatkowym (w USA lub zgodnie z lokalnymi regulacjami, zwykle 5-7 lat).
Ponadto, możemy zachować podstawowe dane kontaktowe Użytkownika oraz historię współpracy przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń (np. w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia własnych roszczeń – co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes).
Dane techniczne (logi serwera, adresy IP) mogą być przechowywane przez okres do 12 miesięcy od ich zebrania – w celach bezpieczeństwa, diagnostyki i ewentualnego dochodzenia naruszeń.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację Użytkownika.

7. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies w ograniczonym zakresie. Cookies to niewielkie pliki tekstowe wysyłane do urządzenia Użytkownika, które umożliwiają m.in. utrzymanie sesji logowania. W serwisie leadsy.online stosujemy wyłącznie cookies niezbędne technicznie do prawidłowego działania strony i uwierzytelniania Użytkowników (np. zapamiętanie, że Użytkownik jest zalogowany). Nie używamy obecnie cookies marketingowych ani narzędzi analitycznych osób trzecich (takich jak Google Analytics, Hotjar itp.), które śledziłyby zachowanie Użytkowników. Jeśli w przyszłości zdecydujemy się na wdrożenie zewnętrznych narzędzi analitycznych lub reklamowych, zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności, a w razie potrzeby uzyskamy od Użytkowników zgodę na stosowanie odpowiednich plików cookies, zgodnie z wymogami prawa.

Użytkownik może kontrolować i usuwać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Należy jednak pamiętać, że wyłączenie obsługi cookies niezbędnych do uwierzytelniania może uniemożliwić zalogowanie się i korzystanie z chronionych części serwisu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

Prawo dostępu do danych: mogą Państwo uzyskać informację, czy i jakie Państwa dane przetwarzamy oraz otrzymać kopię swoich danych.
Prawo sprostowania: mają Państwo prawo zażądać poprawienia swoich danych, jeśli są nieaktualne lub nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"): w określonych sytuacjach mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę na przetwarzanie (o ile nie ma innej podstawy prawnej). Należy pamiętać, że prawo to nie jest bezwzględne – w pewnych sytuacjach możemy zachować dane pomimo żądania (np. gdy ich przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa).
Prawo ograniczenia przetwarzania: mogą Państwo zażądać, abyśmy czasowo wstrzymali operacje na danych (poza przechowywaniem) w określonych sytuacjach – np. jeśli kwestionują Państwo prawidłowość danych lub podstawę przetwarzania.
Prawo sprzeciwu: mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie związane z Państwa szczególną sytuacją. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw skutkuje zaprzestaniem takiego przetwarzania.
Prawo do przenoszenia danych: w przypadku danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, mogą Państwo otrzymać od nas swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także zlecić nam przeniesienie tych danych bezpośrednio innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe).
Prawo do wycofania zgody: w zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie zgody (jeśli kiedykolwiek prosiliśmy o zgodę, np. na komunikację marketingową) – mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania prowadzonego przed jej cofnięciem.
Prawo do skargi: jeżeli uznają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Użytkownicy z innych krajów UE mogą złożyć skargę do organu nadzorczego właściwego dla ich państwa członkowskiego zwykłego pobytu lub pracy.

W celu realizacji swoich praw mogą się Państwo z nami skontaktować (najlepiej drogą mailową na privacy@leadsy.online). Będziemy starać się odpowiedzieć na każde żądanie nie później niż w ciągu 1 miesiąca od jego otrzymania, a jeżeli z uwagi na skomplikowany charakter żądania potrzebowalibyśmy więcej czasu – poinformujemy Państwa o przedłużeniu terminu (maksymalnie o kolejne 2 miesiące, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO).

9. Zabezpieczenia danych

Leadsy Technologies LLC stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych i chronić je przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Dane przechowywane są na zabezpieczonych serwerach, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania poufności. Regularnie monitorujemy nasze systemy pod kątem podatności i stosujemy szyfrowanie oraz inne technologie ochronne tam, gdzie jest to zasadne. Jednak żaden sposób transmisji danych przez Internet ani elektronicznego przechowywania nie jest w 100% bezpieczny – dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa informacji, aczkolwiek dokładamy wszelkich starań, by było ono jak najwyższe.

10. Zmiany Polityki prywatności

W miarę rozwoju naszych usług lub zmian w przepisach prawnych, może zaistnieć potrzeba aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników poprzez zamieszczenie czytelnej informacji na naszej stronie oraz – w miarę możliwości – powiadomienie e-mail. Zalecamy regularne przeglądanie Polityki prywatności. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na naszej stronie. Dalsze korzystanie z serwisu leadsy.online po wejściu w życie zmian będzie oznaczało akceptację nowego brzmienia Polityki.